Plataforma online custodia todos los documentos de las empresas

• El Gestor Documental de IDOK está alojado en la nube y permite la creación, firma y custodia de los documentos electrónicos para ayudar a las empresas y organizaciones a acelerar sus trámites. Cuenta con el respaldo legal de la Dirección del Trabajo.

En el actual panorama empresarial chileno, la Firma Electrónica se ha convertido en un elemento clave para la agilidad y seguridad en las transacciones comerciales. Así, varias empresas buscan transformarse digitalmente para sumar tiempo valioso para otras actividades estratégicas, tener acceso más expedito a sus documentos e incrementar su productividad.

Al respecto, destaca el Gestor Documental de IDOK (https://idok.cl/), empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica. “En el proceso hacia la transformación digital la firma electrónica es una de las principales soluciones tecnológicas que deben implementar las empresas hoy, ya que les permite realizar diversos procesos de forma remota en el ámbito laboral, ya sea con trabajadores, clientes, proveedores, entre otros actores. Los beneficios son varios, comenzando con el ahorro en los costos logísticos, en el tiempo que destinan para conseguir la firma física de los documentos y evitar la pérdida de documentos en tránsito”, comenta Danny Vargas, subgerente comercial de IDOK (https://idok.cl/). 

Actualmente, empresas de servicios B2B y B2C, centros de estudios, universidades, corredoras de propiedades, entre otras, han adoptado la firma electrónica y la custodia de documentos. Incluso, a través de un proceso de onboarding ya se arman los denominados welcome package, un conjunto de documentos alojados en la nube que una persona -autenticada correctamente- tiene acceso para firmar. 

“La herramienta del Gestor documental pone a disposición plantillas para los usuarios, donde pueden generar un documento desde cero. Antes muchos clientes hacían un documento en su computadora, lo imprimían y firmaban a mano; ahora tienen la ventaja de crear el documento y utilizar la misma plataforma para hacer el proceso de firma, sin gastar papel. Una vez definidos los firmantes, existe un proceso de validación y verificación de identidad”, agrega Vargas. 

El subgerente comercial de IDOK indica que “la importancia de la digitalización para las empresas es cada vez mayor, está en el marco de sus criterios ESG (factores ambientales, sociales y de gobierno corporativo). Solo como ejemplo, tenemos un cliente que en el último trimestre de 2023 firmó más de 150 mil documentos laborales en la plataforma. Eso también habla de nuestra capacidad en la nube y estabilidad del servicio”.  

En el Gestor Documental todos los firmantes deben estar enrolados. Una vez firmados los documentos, estos quedan guardados en un repositorio donde cada persona tiene su carpeta. Esto también ha sido utilizado por las empresas para generar documentos de contrato de servicios con externos y proveedores. “Por ejemplo, si se trata de un contrato laboral, en la misma carpeta quedan los anexos, formularios de vacaciones y otros documentos que se requieran a posteridad. Si un trabajador necesita presentar una copia de contrato, por ejemplo, con su clave puede ingresar al Gestor Documental y no necesita darse la vuelta larga de solicitarlo vía e-mail”, agrega Vargas.

El Gestor Documental utiliza la Firma Electrónica Simple de IDOK. Ambos instrumentos están acreditados por el Ministerio de Economía, el Servicio de Impuestos Internos y el Ministerio del Trabajo a través del dictamen ordinario N°6179 de la Dirección del Trabajo.

Beneficios del Gestor Documental:

1. Gestiona información desde los documentos electrónicos: Nuestra tecnología documental permite gestionar el contenido de los documentos firmados como base de datos para otros sistemas.
2. Aumenta la productividad y la eficiencia de la organización: Disminuye los tiempos de administrar contenido en papel. Fácil ordenamiento, almacenaje y consulta de documentos firmados.
3. Fortalece la posición de cumplimiento legal y normativo: Reúne pruebas de lo que ocurrió en el proceso de firma de los documentos y asegura la identidad de los firmantes.
4. Reducción de Costos: Reduce los costos de administrar documentos, disminuye el uso del papel y los tiempos asociados a funciones de procesos de archivos manunales.
5. Transforma la experiencia de los usuarios: Proporciona una interfaz web de uso simple para los usuarios. No es necesario instalar software o hardware especiales.
6. Siempre disponible en la nube: Es un servicio cloud, se accede desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

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Fuente: Prensa Eventos