Cierre de año: Firma electrónica optimiza gestión de contratos

• La herramienta ha permitido procesos más fluidos de relacionamiento y acuerdos comerciales, además simplificar operaciones reduciendo tiempos al máximo.

La firma electrónica, han cobrado gran relevancia los últimos años, al reducir tiempos y garantizar la seguridad en sus operaciones comerciales. Diciembre suele ser uno de los meses donde las renovaciones de contrato, desistimientos o nuevas contrataciones, están a la orden del día, sumado a las fiestas de fin de año, por lo que el contar con herramientas digitales que permitan optimizar los tiempos, se hace vital. 

"Hoy la firma electrónica es uno de los recursos más populares dentro del proceso de digitalización. Contar con firma electrónica avanzada, certificados digitales y la posibilidad de crear empresas en un día, además del nivel de seguridad sin la necesidad de desplazamientos físicos, hace que todo más eficiente", comenta Mónica Lozano, Subgerente de Clientes Corporativos de IDOK, empresa chilena especializada en gestión digital y firma electrónica.

Las cifras respaldan esta transformación. En el último año, según IDOK, sus gestores documentales con firma simple han experimentado un crecimiento significativo, registrando un aumento del 7% en documentos firmados. A la fecha de 2024, se han superado el millón de documentos firmados digitalmente, lo que representa un hito importante en la adopción de tecnologías digitales.

Beneficios de la firma electrónica

La ejecutiva de IDOK destaca a Chile como un país pionero en esta transformación, con un apoyo a nivel de Estado que ha sido proactivo en los procesos de digitalización. Esto ha sido especialmente beneficioso para nuevos emprendedores, quienes pueden gestionar sus negocios de manera más ágil y eficiente, con herramientas como certificados digitales, firmas, entre otros.

"Estos mecanismos de firma digital no solo contribuyen comercialmente a las empresas, sino que también impulsan la economía en su conjunto. Hoy en día se pueden firmar contratos con proveedores de forma más ágil, tanto dentro como fuera del país, algo que era impensado", indica la experta.

Para las empresas, la ejecutiva destaca los siguientes beneficios de la firma digital:

• Eficiencia operativa: Este tipo de herramientas permite acelerar la firma de contratos y documentos financieros, reduciendo brutalmente los tiempos de gestión.
• Legalidad y seguridad de documentos: Se puede tener trazabilidad en los documentos y minimizar los riesgos de fraude, especialmente cuando se trata de acuerdos comerciales, tanto nacionales e internacionales. Esto es algo relevante, dado que aún se generan incidentes en procesos que requieren de documentación física.
• Menos uso de recursos: El uso de estas herramientas elimina distintos otros costos asociados, como los desplazamientos, impresiones, almacenamiento físico de documentos, entre otros.

No obstante, la ejecutiva de IDOK enfatiza en la relevancia de preferir proveedores de firma debidamente autorizados. "No todas las empresas están validadas para entregar servicios de firma electrónica avanzada, por lo que hay que poner atención, para evitar mal uso de los datos o fraudes. Desde nuestra parte, contamos con la herramienta de sello de tiempo o time stamping que garantiza el momento exacto de la generación de la firma y respalda el proceso de transformación digital", cierra Mónica Lozano.